Comment créer un centre de formation

Comment créer un centre de formation : le guide

Vous avez déjà pensé à créer un centre de formation, mais vous ne savez pas comment? La mise en place d’un centre de formation est une ressource précieuse pour l’amélioration de votre entreprise et de ses compétences. En créant votre propre centre de formation, vous pouvez, en tant qu’employeur, atteindre vos objectifs.

Les centres de formation répondent aux divers besoins de formation des personnes pour le travail, les moyens de subsistance, l’enrichissement personnel et même les loisirs.

Un centre de formation ne doit pas nécessairement être une opération à grande échelle; cela peut être aussi simple qu’une petite pièce dotée d’un personnel de formation qualifié. C’est un endroit où les gens suivent une formation pour améliorer certaines compétences.

Contrairement à certains bureaux, un centre de formation peut être ouvert uniquement lors de réunions programmées, de cours à enseigner, d’examens pratiques, etc. pouvant durer d’une semaine à quelques mois. L’une des compétences fréquemment enseignées consiste à préparer les employés à un nouvel emploi ou à des changements au sein de l’entreprise.

Les structures et les équipements spécifiques nécessaires varient en fonction du type de centre de formation mis en place. Toutefois, les étapes ci-dessous doivent être respectées pour ceux qui souhaitent lancer un centre de formation.

La préparation stratégique pour créer un centre de formation

Préparation de la stratégie du centre de formation

Voici les quelques points importants :

Préparez votre Business Plan

La création d’un centre de formation coûtera de l’argent. La planification et la préparation sont nécessaires à la réussite. Faites une estimation de tout ce dont vous aurez besoin à travers votre Business Plan.

Pourquoi est-ce important un Business Plan ?

Je vous l’explique en quelques lignes.

Un Business Plan est simplement un plan de vos objectifs pour votre projet et de la manière dont vous prévoyez de les atteindre. Certaines personnes y voient une vision de votre entreprise. Je préfère voir cela comme une feuille de route pour atteindre vos objectifs. Votre plan doit être défini en termes clairs et précis et rester simple.

Recherchez les subventions dans votre région.

Parfois, l’État ou des investisseurs offrent des subventions ou des prêts aux entreprises qui lancent une nouvelle initiative. Voyez s’il y en a dans votre région et si vous êtes admissible.

Votre Business Plan peut aussi jouer un rôle déterminant ici dans l’obtention de ces subventions. En effet, ce plan fournit une image financière de votre structure. Si vous recherchez de l’argent pour financer votre projet, vous aurez besoin de ce plan. Lorsque vous allez emprunter de l’argent, les investisseurs vont vouloir voir la documentation écrite dans un Business Plan.

Pourquoi veulent-ils voir cette information? Parce que ce sont eux qui prennent le risque de vous donner de l’argent.

Vous devez rédiger une demande pour obtenir une subvention. Il est important de soumettre votre demande par vous-même ou d’attendre que le bailleur de fonds vous le demande. Vous n’êtes pas obligé de rembourser l’argent que vous recevez dans une subvention, même si certaines considérations sur la façon de dépenser votre argent peuvent s’appliquer.

En même temps, si vous avez suffisamment de ressources pour crée run centre de formation seul, vous pouvez aussi sauter cette phase.

Structurez votre centre de formation.

Vous devez lister les types de formation que vous allez offrir, les secteurs que vous souhaitez soutenir et avec lesquels vous allez établir un partenariat.

A la suite, il faut définir votre stratégie de marketing c’est-à-dire décrire la façon dont vous souhaitez vendre vos prestations à vos clients potentiels.

Faites une liste des personnes qualifiées pour faire partie de l’équipe de votre centre de formation. Choisissez des personnes qui sont des professionnels. Vous leur décrirez plus tard la structure de l’entreprise et comment vous souhaitez gérer et organiser votre équipe. Enfin, vous devrez préparer un calendrier d’activités ou de tout autre programme de formation avant le démarrage effectif.

Si vous suffisamment d’expérience, vous pouvez commencer seul en attendant que votre équipe se constitue. Une chose est certaine, avec le flot de demandes de formations, vous aurez besoin d’une équipe.

Assurez-vous d’enregistrer votre centre de formation.

Voici la dernière étape de votre préparation stratégique qui consiste à obtenir l’autorisation de fonctionner. C’est une reconnaissance légale de votre activité par les autorités, et une garantie, pour le public, de la crédibilité de vos prestations.

Comme cela a été souligné plus haut, vous pouvez opter pour un statut de travailleur indépendant ou de société individuelle pour un départ. Mais au fil de l’évolution du centre ou alors si vos ambitions sont élevées dès le départ, vous allez devoir passer à d’autres statuts comme ceux de SARL, SAS ou S.A.

En France, vous allez obtenir un numéro SIREN après la création de votre statut fiscal. Vous allez ainsi pouvoir déclarer l’activité de formation de votre centre auprès des autorités locales notamment la préfecture. C’est une déclaration obligatoire qui vous exonère de la TVA. Le régime juridique de la déclaration d’activité est prévu par les articles L6351-1 à L6351-8 du Code du Travail français.

Il faut relever que cette déclaration n’est pas obligatoire si votre centre de formation propose des formations à des particuliers dans le cadre de leurs activités de loisirs. Vous en serez également exempt si le centre est destiné à la formation interne du personnel de votre entreprise avec ses propres moyens.

En bref, je vous recommande de bien préparer cette étape stratégique car vous aurez de nombreuses procédures à couvrir, de nombreux documents à remplir. Une fois que tout ceci est bien réalisé, vous pourrez sereinement passer à la mise en place logistique de votre centre de formation.

Être reconnu comme formateur

Maintenant vous êtes déclaré juridiquement comme centre de formation, il vous faut également devenir officiellement formateur.

Pour cela, il faut se déclarer à la DIRECCTE (Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi) au plus tard 3 mois après votre première formation donnée.

Pour cela, vous allez devoir regrouper plusieurs document pour constituer un dossier. (Merci à Sylvain de Webmarketing and com pour ces infos )

Les voici :

  1. Le bulletin de déclaration d’activité d’un prestataire de formation
  2. Un justificatif d’attribution de numéro Siren que vous soyez auto-entrepreneur ou société classique. (Fait au point précédent)
  3. Un bulletin N°3 de votre casier judiciaire de moins de 3 mois (demande en ligne ici)
  4. La liste des formateurs et leur curriculum vitae qu’ils soient intégrés à votre entreprise ou sous-traitants (Vous pouvez télécharger un modèle de document)
  5. Un premier contrat de formation, soit ce qu’on appelle la convention de formation professionnelle si vous donnez une formation à une personne morale soit le contrat de formation professionnelle si votre client est un particulier (les modèles sont sur la même page que le modèle de liste des formateurs, cf. lien précédent)
  6. La copie du programme de la formation donnée.

Il ne vous reste plus qu’a déclarer et valider votre première formation.

Mettez en place un dispositif d’information du public

Informations pour les étudiants du centre de formation

Ce dispositif doit avoir un double objectif :

  • D’une part, informer le public sur les aides à la formation
  • D’autre part, informer le public sur vos offres de formation, les délais pour y souscrire et les résultats que vous avez obtenus.

Les aides à la formation

Il est bien connu que tout le monde ne peut pas s’offrir certaines formations en raison de leur coût relativement élevé. C’est pourquoi il existe des aides à la formation pour différentes catégories de personnes à savoir les indépendants, les salariés et les demandeurs d’emploi. Chacun de ces statuts ouvre le droit à certaines aides financières bien précisés pour soutenir les personnes désireuses de souscrire à une formation. Vous devez donc mettre en place un dispositif d’information dans votre centre de formation pour bien informer ceux qui souhaitent sur les possibilités de financement qu’ils ont.

Il faudra par exemple rappeler qu’il est possible de se faire accompagner par un conseiller de Pôle emploi pour le montage d’un dossier de formation, ou encore de bénéficier d’une aide financière.

Le centre de formation doit donc bien se documenter pour être en mesure de présenter les différents statuts bénéficiaires de ces aides, ainsi que les conditions pour les demander. Il faudra par exemple distinguer s’il s’agit d’une formation initiale ou d’une formation continue.

Votre centre de formation intervient aussi dans cette demande d’aide à la formation puisqu’il doit compléter le formulaire d’aide, si celui provient de l’un de ses apprenants. Le coût de la formation pris en charge par l’aide est reversé directement au centre de formation.

Les informations sur les offres de formation

Le décret n°2015-790 du 30 juin 2015 encadre les règles des offres de formation notamment celle de la transparence. Il fait donc obligation aux centres de formation de décliner clairement l’offre de formation. Le public doit pouvoir décider en connaissance de cause. C’est pourquoi le centre de formation doit aussi indiquer les délais impartis pour être admissible aux formations qu’il ouvre. Enfin, le centre de formation doit publier ses résultats

L’aménagement logistique d’un centre de formation

La logistique du centre de formation

Il s’agit ici de mettre en place tout ce qui est ressources matérielles pour le lancement d’un centre de formation. Voici un aperçu de ce qui vous attend.

Trouvez un emplacement et une installation.

Si vous avez un terrain nu, vous pouvez décider d’y construire un bâtiment qui va abriter votre centre de formation. Cela demande d’importants moyens financiers pour acquérir le terrain et aussi pour y poser des fondations. A moins donc d’avoir d’importants revenus financiers ou des donateurs, je vous conseille d’occuper une installation déjà fonctionnelle.

En effet, en dehors de la construction de votre propre bâtiment, vous pouvez vous associer à des établissements et à d’autres organisations possédant déjà les installations et le matériel dont vous avez besoin. Vous pouvez créer un partenariat avec eux et ils peuvent vous permettre d’utiliser leurs installations et leur équipement moyennant des frais.

Cette solution peut vous arranger pour un démarrage et avec le temps vous pourrez toujours chercher un emplacement pour y construire votre centre de formation.

Achetez le matériel dont vous avez besoin.

Pour créer un centre de formation, il faut être bien équipé. En plus du matériel principal dont vous aurez besoin, pensez aux autres choses dont vos apprenants auraient besoin.

Quelles que soient les dimensions de votre espace de formation, l’on est en droit d’attendre un minimum d’équipements comme des tables, des chaises, la sonorisation et les outils multimédias. Vous pouvez ajouter en plus un espace médiathèque pour permettre à ceux qui le souhaitent d’effectuer une recherche d’information ou de travailler en aparté.

Le matériel informatique est donc l’outil de base pour l’aménagement de votre centre de formation. Au moment de l’achat de cet équipement, il faudra tenir compte de la superficie dont vous disposez et du nombre de personnes que vous souhaitez y accueillir.

S’agissant du mobilier, il faut être très fin dans le choix de celui-ci car il conditionne fortement le confort des apprenants. Il existe une grande variété de meubles professionnels dans lesquels vous allez devoir choisir ceux qui conviennent à l’aménagement d’une salle de formation. L’une des qualités premières des meubles que vous allez choisir doit être la robustesse. Ce n’est pas anodin car vous l’avez sans doute compris, ces meubles vont être très sollicités et il ne faudrait pas qu’ils s’endommagent rapidement. Ce qui va entrainer des dépenses fréquentes de votre part.

Pour une occupation rationnelle de l’espace dont vous disposez, je vous recommande de choisir un mobilier informatique modulable, dans la mesure de vos moyens bien entendu.

Si l’option d’une vidéo projection n’est pas très commode, vous pouvez aussi opter pour une solution de partage de données à travers un système sans fil.

Le tout n’est pas d’avoir un équipement. Encore faudrait-il bien le disposer. Il faut donc une disposition qui focalise l’attention sur l’écran ou le tableau, et qui favorise l’interactivité et les échanges.

Configurez l’environnement de travail

Pour que les apprenants et les formateurs se sentent pleinement à l’aise dans un centre de formation, l’équipement à lui tout seul ne suffit. Nous avons déjà évoqué la disposition du mobilier et nous y ajoutons la décoration intérieure. Celle-ci concerne principalement le choix des couleurs et la luminosité.

Il existe en effet des couleurs dites agressives pour les yeux. Il faudra bien vous renseigner là-dessus avant d’en appliquer sur les parois de votre salle. Il est d’ailleurs recommandé de ne pas avoir plus de couleurs différentes dans votre intérieur. Dans le cas où l’espace ne vous appartient pas, vous pouvez tout de même y apporter quelques aménagements avec des affiches encadrées ou des plantes.

En ce qui concerne la luminosité, il faut toujours privilégier la lumière du jour comme source principale, en veillant cependant à ce qu’elle ne soit pas trop éblouissante. Pour la contenir, vous pouvez utiliser des autocollants brise vue sur les vitres ou encore des stores réglables. Les ampoules à l’intérieur doivent aussi être choisies avec soin notamment celles qui ne sont pas trop lumineuses.

En plus de cette mise en place logistique, vous devrez aussi faire la promotion de votre centre de formation pour le faire connaitre au public. De même, il faut choisir des horaires qui soient bien adaptés à votre cible.

Pour terminer, je vous donne ici quelques éléments pour définir le programme le plus bénéfique pour votre centre de formation.

Comment choisir le programme le plus rentable pour la formation

Les résultats de bourse pour calculer la rentabilité du centre

Vous ne devez pas perdre de vue que tous les programmes de formation ne seront pas suffisamment rentables. Vous devez tenir compte de nombreux facteurs, dont le niveau de concurrence sur le marché.

La création des centres de formation est une activité en pleine croissance de nos jours, et il n’est pas rare que vous voyiez le même type d’entreprise dans votre région. Vous devez donc absolument trouver des moyens de rendre vos programmes uniques et d’avoir plus de valeur pour les clients. Et voici quelques indications sur la manière d’y parvenir.

Évaluez vos concurrents et les programmes qu’ils offrent.

Il faut toujours voir ce qui se fait déjà dans ce domaine afin de relever les éventuels manquements. En observant ce que vos concurrents proposent, vous verrez ce que vous pouvez faire dans vos programmes pour combler ces lacunes.

Faites un sondage de votre marché.

Savoir ce que les concurrents offrent ne vous dit pas automatiquement quel est le besoin réel du marché. Vous allez devoir effectuer une étude de marché plus approfondie pour savoir ce qui est en forte demande, et si le marché est actuellement en mesure de l’obtenir auprès des centres de formation existants.

 Ajustez la méthode de formation

Alors que la méthode d’enseignement dans une école est formelle et théorique, la méthode d’enseignement dans un centre de formation est généralement fluide, informelle et pratique. Les orateurs sont comme des amis qui donnent des conseils pratiques et des secrets du métier. Ils présentent généralement des exemples concrets et leurs propres expériences. Vous devrez donc veiller à créer et à maintenir cet esprit de travail dans votre centre de formation.

En conclusion

Pour lancer un centre de formation, cela demande une bonne préparation de votre projet sur tous les plans procédural, financier et structurel. Comme vous avez pu le constater tout au long de cet article, il ne suffit pas d’avoir un bon projet de centre de formation. Encore faudrait-il le mettre en place efficacement. Il existe en ce sens des organismes chargés du suivi et du contrôle de la qualité des organismes de formation.

Contrairement à une école, un centre de formation peut être ouvert uniquement chaque fois qu’un cours est prévu, Pour un début donc, vous pouvez rechercher des partenariats afin de réduire vos charges et épargner suffisamment avec les revenus des premières sessions pour aménager votre propre local.

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